Настройка контактов в Outlook: делаем всё быстро, легко и точно

Работа с Outlook

В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.

Экспорт и импорт контактов

Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.

Экспорт контактов

Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.

Outlook 2013, 2016

  1. Перейдите к вкладке «Файл».
    Меню программы Microsoft Outlook
    Открываем вкладку «Файл»
  2. Выберите блок «Открыть и экспортировать».
    Вкладка «Файл»
    Выбираем блок «Открыть и экспортировать»
  3. Запустите команду «Импорт и экспорт».
    Раздел «Открыть и экспортировать»
    Запускаем команду «Импорт и экспорт»
  4. Выберите один из вариантов: экспорт в файл — создание файла в формате, который поддерживает Excel, или экспорт RSS-каналов в OPML-файл, поддерживаемый самой программой Outlook. Из файла, поддерживаемого Excel, вы также сможете загрузить контакты в Outlook.
    Раздел «Импорт и экспорт»
    Выбираем тип экспорта
  5. Нажмите на «Значение, разделённое запятыми».
    Выбор типа файла
    Выбираем формат «Значение, разделённое запятыми»
  6. Укажите путь до папки, в которой будет сохранён создаваемый файл.
    Сохранение файла с контактами
    Указываем путь для сохраняемого файла
  7. Укажите название файла, а его тип оставьте неизменным.
    Обозначение файла для контактов Outlook
    Называем файл с контактами
  8. Дождитесь, пока программа автоматически экспортирует контакты в файл.
    Процесс экспорта контактов Outlook
    Дожидаемся окончания экспорта контактов
  9. Запустите созданный файл, чтобы убедиться в том, что все контакты были сохранены успешно.
    Проверка файла с контактами
    Открываем файл с экспортированными контактами

Outlook 2010

  1. Разверните меню «Файл».
    Меню Outlook 2010
    Разворачиваем пункт «Файл»
  2. Перейдите к подпункту «Параметры».
    Меню «Файл» в Outlook 2010
    Кликаем на подпункт «Параметры»
  3. В появившемся окне выберите параметр «Дополнительно».
    Пункт «Параметры»
    Выбираем параметр «Дополнительно»
  4. В блоке «Экспорт» нажмите кнопку «Экспортировать».
    Запуск экспорта в Outlook 2010
    Нажимаем кнопку «Экспортировать»
  5. Повторите шаги 5–9 из предыдущей инструкции.
    Режим экспорта контактов
    Выбираем тип экспорта, формат «Значение, разделённое запятыми», прописываем путь для сохранения файла и экспортируем контакты

Outlook 2007

  1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
    Меню Outlook 2007
    Разворачиваем раздел «Файл»
  2. Запустите пункт «Импорт и экспорт».
    Раздел «Файл» в Outlook 2007
    Запускаем пункт «Импорт и экспорт»
  3. Произведите экспорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.
    Экспорт контактов в Outlook 2007
    Выбираем параметры экспорта, раздел для сохранения файла и экспортируем контакты из Outlook 2007

Импорт контактов

Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.

Outlook 2013, 2016

  1. Откройте вкладку «Файл».
    Меню Outlook 2013, 2016
    Открываем раздел «Файл»
  2. Перейдите к блоку «Открыть и экспортировать».
    Вкладка «Файл» в Outlook 2013, 2016
    Переходим к блоку «Открыть и экспортировать»
  3. Нажмите на кнопку «Импорт и экспорт».
    Блок «Открыть и экспортировать»
    Используем кнопку «Импорт и экспорт»
  4. Выберите один из вариантов импорта. Какой из них использовать, зависит от того, откуда вы пытаетесь импортировать контакты.
    Типы импорта
    Выбираем тип импорта
  5. В типе файла укажите «Значения, разделённые запятыми».
    Выбор формата для импорта контактов
    Выбираем формат «Значения, разделённые запятыми»
  6. Пропишите путь до файла. В параметрах операции выберите, что делать с дубликатами контактов: заменять, создавать или не импортировать.
    Расположение файла с контактами
    Указываем путь до файла с импортируемыми контактами
  7. Определите, в какой раздел будут сохранены импортируемые контакты.
    Выбор раздела для сохранения контактов
    Выбираем, куда импортировать контакты
  8. Подтвердите импорт, нажав кнопку «Готово».
    Подтверждение импорта данных
    Нажимаем кнопку «Готово»
  9. Чтобы убедиться в том, что все контакты были перенесены верно, нажмите на иконку «Люди» и просмотрите их.
    Проверка импортированных контактов
    Проверяем контакты в разделе «Люди»

Outlook 2010

  1. Разверните меню «Файл».
    Строка меню в Outlook 2010
    Разворачиваем вкладку «Файл»
  2. Перейдите к пункту «Открыть».
    Раздел «Файл» в Outlook 2010
    Нажимаем на раздел «Открыть»
  3. Нажмите кнопку «Импорт».
    Раздел «Открыть» в Outlook 2010
    Кликаем по кнопке «Импорт»
  4. Выберите способ импорта контактов и путь до сохранённого файла (см. пункты 5–8 из инструкции выше).
    Выбор параметров импорта контактов
    Настраиваем параметры импорта контактов, прописываем путь до файла и указываем, что делать с дубликатами
  5. Установите фильтры, если это необходимо.
    Наложение фильтров
    Устанавливаем фильтры
  6. Дождитесь, пока программа автоматически импортирует все контакты. Чтобы проверить результат, перейдите в раздел «Контакты» из главного меню.
    Проверка импорта контактов в Outlook 2010
    Переходим в раздел «Контакты» для проверки результатов

Outlook 2007

  1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
    Меню в Outlook 2007
    Переходим в меню «Файл»
  2. Выберите пункт «Импорт и экспорт».
    Меню «Файл» в Outlook 2007
    Выбираем пункт «Импорт и экспорт»
  3. Произведите импорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.
    Настройка параметров импорта и импорт контактов в Outlook 2007
    Выбираем параметры, прописываем путь и завершаем импорт контактов

Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook

Где расположена адресная книга Outlook

Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:

  • C:\Пользователи\название_учетной_записи\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
  • C:\Пользователи\название_учетной_записи\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
  • C:\Users\имя_пользователя\Documents\Файлы Outlook;
  • C:\Пользователи\название_учетной_записи\Мои документы\Файлы Outlook;
  • C:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook;
  • C:\Documents and Settings.

Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.

Создание адресной книги

Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.
    Контакты из раздела «Люди»
    Переходим во вкладку «Люди»
  2. Находясь на главной странице, разверните раздел «Мои контакты» и выберите в нём подраздел «Контакты». Нажмите кнопку «Создать группу контактов». Назовите создаваемую группу.
    Создание группы контактов
    Создаём новую группу контактов
  3. Кликните по созданной группе правой кнопкой мыши и нажмите на «Свойства».
    Созданная группа контактов в Outlook
    Открываем свойства группы контактов в Outlook
  4. В открывшемся окошке перейдите к вкладке «Адресная книга Outlook».
    Свойства группы контактов
    Переходим к разделу «Адресная книга Outlook»
  5. Включите функцию «Показать эту папку как адресную книгу».
    Настройки свойства группы контактов
    Включаем функцию «Показать эту папку как адресную книгу»
  6. Кликните по кнопке «Применить», чтобы изменения вступили в силу.
    Сохранение изменений группы контактов
    Нажимаем кнопку «Применить»

Outlook 2007

  1. В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».
    Панель быстрого доступа в Outlook 2007
    Разворачиваем меню «Сервис»
  2. Выберите пункт «Настройка учётных записей».
    Меню «Сервис» в Outlook 2007
    Выбираем пункт «Настройка учётных записей»
  3. Перейдите к вкладке «Адресная книга».
    Настройка учетныз записей в Outlook 2007
    Переходим к вкладке «Адресная книга»
  4. Нажмите кнопку «Создать» и используйте инструкции, появившиеся на экране.
    Создание адресной книги в Outlook 2007
    Создаём адресную книгу

Добавление контактов

Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.

  1. Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
    Переход к списку контактов
    Переходим к вкладке «Люди» или «Контакты»
  2. Нажмите кнопку «Создать контакт».
    Создание контакта
    Нажимаем кнопку «Создать контакт»
  3. Заполните все необходимые поля: имя, фамилия, адрес, электронная почта, номер телефона, личная информация и т. д.
    Заполнение контакта
    Добавляем информацию о контакте
  4. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» для внесения контакта в адресную книгу.
    Сохранение контакта
    Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть»
  5. Готово, контакт добавлен.
    Контакт в адресной книге Outlook
    Контакт отображается в списке контактов

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».

Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.

Microsoft

https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690

Создание группы контактов

Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Перейдите к разделу «Люди».
    Контакты в Outlook
    Выбираем вкладку «Люди»
  2. Выберите подраздел «Контакты» из раздела «Мои контакты». Кликните на «Создать группу контактов». Присвойте имя создаваемой группе и внесите информацию.
    Вкладка «Люди»
    Создаём группу контактов

Outlook 2007

  1. Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».
    Создание списка рассылок
    Нажимаем кнопку «Создать список рассылок»
  2. Укажите имя группы и необходимое описание. Перенесите контакты из общего списка в группу.
    Оформление группы контактов в Outlook 2007
    Указываем информацию о группе контактов в Outlook 2007

Удаление контактов

Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:

  1. Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
    Основной список контактов
    Выбираем блок контактов
  2. В общем списке найдите необходимый контакт, выделите его и нажмите кнопку Delete на клавиатуре.
    Удаление контакта
    Удаляем контакт из списка

Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.