Настройка контактов в Outlook: делаем всё быстро, легко и точно

В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.

Экспорт и импорт контактов

Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.

Экспорт контактов

Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.

Outlook 2013, 2016

1. Перейдите к вкладке «Файл».

   

2. Выберите блок «Открыть и экспортировать».

   
3. Запустите команду «Импорт и экспорт».

   

4. Выберите один из вариантов: экспорт в файл — создание файла в формате, который поддерживает Excel, или экспорт RSS-каналов в OPML-файл, поддерживаемый самой программой Outlook. Из файла, поддерживаемого Excel, вы также сможете загрузить контакты в Outlook.

   

5. Нажмите на «Значение, разделённое запятыми».

   

6. Укажите путь до папки, в которой будет сохранён создаваемый файл.

   

7. Укажите название файла, а его тип оставьте неизменным.

   

8. Дождитесь, пока программа автоматически экспортирует контакты в файл.

   

9. Запустите созданный файл, чтобы убедиться в том, что все контакты были сохранены успешно.

   

Outlook 2010

1. Разверните меню «Файл».

   

2. Перейдите к подпункту «Параметры».

   

3. В появившемся окне выберите параметр «Дополнительно».

   

4. В блоке «Экспорт» нажмите кнопку «Экспортировать».

   

5. Повторите шаги 5–9 из предыдущей инструкции.

   

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».

   

2. Запустите пункт «Импорт и экспорт».

   

3. Произведите экспорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.

   

Импорт контактов

Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.

Outlook 2013, 2016

1. Откройте вкладку «Файл».

   

2. Перейдите к блоку «Открыть и экспортировать».

   

3. Нажмите на кнопку «Импорт и экспорт».

   

4. Выберите один из вариантов импорта. Какой из них использовать, зависит от того, откуда вы пытаетесь импортировать контакты.

   

5. В типе файла укажите «Значения, разделённые запятыми».

   

6. Пропишите путь до файла. В параметрах операции выберите, что делать с дубликатами контактов: заменять, создавать или не импортировать.

   

7. Определите, в какой раздел будут сохранены импортируемые контакты.

   

8. Подтвердите импорт, нажав кнопку «Готово».

   

9. Чтобы убедиться в том, что все контакты были перенесены верно, нажмите на иконку «Люди» и просмотрите их.

   

Outlook 2010

1. Разверните меню «Файл».

   

2. Перейдите к пункту «Открыть».

   

3. Нажмите кнопку «Импорт».

   

4. Выберите способ импорта контактов и путь до сохранённого файла (см. пункты 5–8 из инструкции выше).

   

5. Установите фильтры, если это необходимо.

   

6. Дождитесь, пока программа автоматически импортирует все контакты. Чтобы проверить результат, перейдите в раздел «Контакты» из главного меню.

   

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».

   

2. Выберите пункт «Импорт и экспорт».

   

3. Произведите импорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.

   

Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook

Где расположена адресная книга Outlook

Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:

• C:Пользователиназвание_учетной_записиAppDataLocalMicrosoftOutlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиRoamingLocalMicrosoftOutlook;
• C:Usersимя_пользователяDocumentsФайлы Outlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиМои документыФайлы Outlook;
• C:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook;
• C:Documents and Settings.

Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.

Создание адресной книги

Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.

   

2. Находясь на главной странице, разверните раздел «Мои контакты» и выберите в нём подраздел «Контакты». Нажмите кнопку «Создать группу контактов». Назовите создаваемую группу.

   

3. Кликните по созданной группе правой кнопкой мыши и нажмите на «Свойства».

   

4. В открывшемся окошке перейдите к вкладке «Адресная книга Outlook».

   

5. Включите функцию «Показать эту папку как адресную книгу».

   

6. Кликните по кнопке «Применить», чтобы изменения вступили в силу.

   

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».

   

2. Выберите пункт «Настройка учётных записей».

   

3. Перейдите к вкладке «Адресная книга».

   

4. Нажмите кнопку «Создать» и используйте инструкции, появившиеся на экране.

   

Добавление контактов

Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.

1. Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».

   

2. Нажмите кнопку «Создать контакт».

   

3. Заполните все необходимые поля: имя, фамилия, адрес, электронная почта, номер телефона, личная информация и т. д.

   

4. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» для внесения контакта в адресную книгу.

   

5. Готово, контакт добавлен.

   

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».

Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.

Создание группы контактов

Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Перейдите к разделу «Люди».

   

2. Выберите подраздел «Контакты» из раздела «Мои контакты». Кликните на «Создать группу контактов». Присвойте имя создаваемой группе и внесите информацию.

   

Outlook 2007

1. Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».

   

2. Укажите имя группы и необходимое описание. Перенесите контакты из общего списка в группу.

   

Удаление контактов

Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:

1. Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».

   

2. В общем списке найдите необходимый контакт, выделите его и нажмите кнопку Delete на клавиатуре.

   

Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.